こんにちは、KenTeeです。
「仕事が終わらない」
「仕事がさばけず、いつも自分のところにタスクが溜まる」
「取引先が自分の要求通りに対応してくれない」
世間のビジネスマンが抱える上記の問題。今回はこの問題について書きます。
結論、メールをうまく使って仕事をうまく回しましょう！
とはいえ、メールを駆使すれば仕事がさばける！と、いきなり書いても読者の皆様に「ほんと…？根拠は？」と言われそう。
ということで、あなたの仕事が仕事がさばけない理由を分析、深堀していきましょう！
なぜ、あなたの仕事はさばけないのか？
仕事がさばける人とさばけない人の違いは何か？
まず仕事がさばける人の特徴は、仕事に遠近感を持っているということです。言い換えると、自分のペースで仕事を回しているということです。
一方で、仕事がさばけない人の特徴は以下。
- 気づけば、自分の手元に仕事が溜まっている
- 期限を守れない
- 優先度の高い業務とそうでない業務の区別がついてない
メールを制する者が仕事を制する
ビジネスマンは一日の36％をメールに捧げている
‣メールを1通読むのにかかる時間は平均1分21秒。
‣1日69分メールを読んでいる。
‣メールを1通書くのにかかる時間は平均5分56秒。
‣1日81分メールを書いている。
‣1日のメール処理時間は平均2時間30分。
『ビジネスメール実態調査2021』
上記の通り。世のビジネスマンは日に２時間以上もメールに使ってるらしいです！あくまで平均なので、頻繁に使う人は日の半分以上の時間をメールに投下していることになります。
また、上記の調査は2021年のデータによるもので、コロナ渦で在宅勤務等の影響もありメールの使用頻度・時間は増えていると読みれます。また、今後しばらくは在宅勤務等の働き方が続くはずなので、今後もメールを使う時間がふえるはずです。
つまり、メールとの付き合い方を見直し、正しく使用する方法を学ばなければ、私たちは仕事上の多くの時間を損することになるのです。
２種類のタイプに分かれる
メールにおいて、世のビジネスマンは２つに分かれます。
●メールに振り回される人
●メールで周囲をコントロールする人 ←目指すのはコッチ
世間で、圧倒的に多いのが『メールに振り回される人』ですね。私の周囲でも、多くの人が同僚や取引先のメールのやり取りに膨大な時間を投下しています。にもかかわらず、それに見合う成果を得られていません。
一方で、ごく少数ですが、『メールで周囲をコントロールする人』が存在します。この特徴は仕事ができる人に見られる共通点です。
メールで仕事のペースを調整する
あなたがメールを使う時ってどんな時ですか？
様々な目的があるかもしれませんが、大きく３つに区別できます。
- 相手に連絡したいことがある ⇒情報伝達
- 相手に聞きたいことがある ⇒情報収集
- お互いの認識共有のため ⇒議事録・エビデンス
- 相手メールに対しての返信 ⇒反応
仕事ができる人は、上記のように『メールを使う目的』を理解しています。
目的が理解できていることで、メールを使う上で気を付けなければならない点も熟知しているのです。
仕事ができる人が実践するメールのテクニック
すべてのメールに時間をかけない
メールは、時間かけて丁寧に作るメールと雑でもいいから速く返すべきメールの２種類に分かれます。
時間をかけて丁寧に作るメール
●相手に連絡したいことがある ⇒情報伝達
●お互いの認識共有のため ⇒議事録・エビデンス
雑でもいいから速く返すべきメール
●相手に連絡したいことがある ⇒情報伝達
●相手メールに対しての返信 ⇒反応
仕事ができるビジネスマンは上記の使い分けを確実に行います。
まず、「こんなことも意識したことがなかった…」という人もいるでしょう。そういう人は、毎回メールを打つ際に上記を参考に「時間かけるべきか」という意識を持つようにしましょう。
期限を切る
「〜をお願いします。以上。」
「お手すきの際によろしくお願いします。」のような曖昧なメールは後回しにされがち。
このように仕事のペースを相手に委ねてしまっていると、あなたはいつも”待ち”の状態です。
期限を切ることで、相手に「いつまでに提出しなくては‥」という意識を植え付けることができます。また、期限が迫ったり、約束の期限に間に合わないということで相手は少しでも罪悪感を抱きます。
この”少しの罪悪感”が超重要です。「あなたのせいで私の仕事が止まっています」ということを相手に認識させるのです。
「わざわざ言わなくても相手が気遣ってくれるでしょ」と思うあなた、相手に仕事の依頼をしているのはあなただけではないのです。期限のないメールは後回しにされます。
目的に応じてメールの件名を変更する
メールのやり取りが続くと、メールの題名と伝えたいことのズレが生じてきます。
このズレを修正しないままメールを続けると、見落とされたり、相手に正しく伝わらないということになります。つまり、あなたは損をしているということです。
そこでご紹介したい簡単なコツは、『メールの件名を毎回修正する癖をつける』です。メールの目的と件名が、ちゃんと結びついているかを確認するのがポイントです。
実は、多くの人がメールのやり取りが続くと、件名や宛先を気にしなくなり本文にばかり気を取られています。
たとえば以下です。
【最初のメールの目的】取引先の売上データを提出してもらう
【メールの件名】取引先の売上データをご提出お願いします
⇓ 数回やり取りが続く
【５回目のメールの目的】別に、今後の売上計画が必要になった
【メールの件名】Re.Re.…取引先の売上データをご提出お願いします
上記の場合の対策が以下。
コツ！ メールの件名を少し変更する
【再依頼 売上計画も追加】Re. Re取引先の売上データをご提出お願いします
上記のように、メールの件名を都度変更すれば、受け取った相手にも「あ…追加の資料が必要なんだ」としっかりと依頼内容が伝わりますよね？
メールが続いたら宛先を整理する
上記でもご説明した通り、実は、多くの人がメールのやり取りが続くと、件名や宛先を気にしなくなり本文にばかり気を取られています
メールの宛先にも注意しましょう。
ここでのコツは、『不要な宛先にはメールを送らない』を徹底する。
理由はいたってシンプル。あなたのメールが来たら、『なにか用があるな』と周囲の人に思わせることができるからです。
メールのやり取りが続けば、気づけば多くの関係者が宛先に含まれているなんてことが多々ありますよね？
これは、周囲の人がメールを読まなくなる原因です。
「どうせ関係ないメールだろうな…」
「この人いつも関係ない宛先に入れるから今回も無視しておこう…」
上記の通り。
あなたのメールは毎回重要だという意識を周囲に持たせましょう！
今回は以上です。
ここまで読んでいただきありがとうございました。
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