こんにちは、KenTeeです。
今回は、社会人の必須スキル「ほう・れん・そう」について考えていきたいと思います。
誰しも一度は聞いたことがあるワードではないでしょうか？しかし、”実践できているか？”と言われると「正直、微妙…」という方も多いのではないでしょうか？今回は、そういった方でも、今回はあらためて復習する機会になります。
「ほうれんそうなんて聞いたことないよ」という新社会人の皆さん大丈夫です。しっかりと説明しますので安心してください。
【ほう・れん・そう】とは？あらためて解説します！
「ほう・れん・そう」という言葉は、ビジネスパーソンの常識になっているのではないかと思います。
どういう言葉なのでしょうか？
結論から言うと、「報告・連絡・相談」の頭文字をとった造語です。「報連相(ほうれんそう)」というわけです。
1982年、当時、山種証券の社長だった山崎富治氏が、組織の動脈硬化を防ぎ、活性化させるには、報告・連絡・相談を徹底させることが大事ということから、全社員に野菜のホウレン草を配って「ほうれん草運動」を行ったのがはじまりである。
企業全体の風通しを良くすることが最大の狙いなんですね。仕事上で、お互いに連絡を取り合い認識の違いを埋めていくことが企業の利益追求という至上命題を達成することに繋がります。
にしても、ホウレン草を従業員に実際に配るところがすごいですね…受け取った従業員の印象にも深く残ったはずです。何かを改革する際はこれくらいインパクトの大きいことをしなければならないということでしょう。
ところで、報告・連絡・相談 のちがいって？
報告と連絡と相談って３つとも似ているけどどう違うの？
たしかに、３つともニュアンスは似ていますよね？しかし、使い分けられているからには明確な違いがあるのかも…
ということで調べてみました！
- 報告…過去から現在までの状況を物事の経過、結果を相手に伝えること。相手が、業務の依頼者であることが多い。⇒今回のポイント！
- 連絡…関係者に情報などを周知することをいい、決定した事実を知らせること。不特定多数に対して発信することになる。
- 相談…課題を解決するために意見を聞いたり、話し合ったりすること。
調べてみるとわかるのですが、『相談』はイメージしやすいのに対し、『報告』『連絡』の違いについての論じている記事を多く見かけました。似ているようで微妙に異なる意味を持っています。
第１ステップ：まず身につけるべきは”相談”するスキル！
社会人になってまず教えられるのが『相談』することの重要性です。仕事の過程でうまくいかない、分からないことがあればまず素直に同僚や上司に相談しましょう。
「分からないことは納得のいくまで聞くように」と言われる職場環境であれば最高です。
そういった声かけがなく「相談していいのか…？」と悩むような職場もあるでしょう。しかし、そんなときも積極的に相談する度胸を持ちましょう！会社にとっても、社員が積極的に相談しあい、どんどん前に進んでいくような組織である方が良いに決まっています。
分からないことを分からないままにする人と、分からないことがあれば毎回相談しノウハウを身につけていく人とでは数年のうちに大きく差が出るでしょう。
第２ステップ：こまめに”連絡”できるようになろう！
相談ができるようになったら、こまめに”連絡”できる人材になりましょう。
すでに書きましたが、連絡をすること＝決定した事実を周囲に知らせることです。
第３ステップ：超重要なスキル”報告”
最後に、”報告”するについて解説します。
結論から言います！社会人の９割以上の人は”報告”できていません！意図せず”連絡”になっています。つまり、多くの社会人が、報告するという行為の意味を間違えているということです。
”報告”には、ほかの２つ”連絡””相談”と大きな違いがあります。
それは、”自分の考えをともなう”ということです。やる気だけではなく、スキルや経験がないとできないのが報告なのです。
以下の例を見てください。
先輩！今期の売り上げに対して報告します。
今期は売上目標１０億円に対して、見込みが８億円となっており２億円が不足する見込みです。来期も非常に厳しいです。
そうか…そればまずいな。状況は分かった。
今の状況に対して具体的な対策はあるか？
いえ、私からの”報告”は以上です！
うーん…今の現状は分かったが
それではただの”連絡”だよ…
いかがでしょうか？
職場でよく耳にするこういったやり取りの中で、真の”報告”になっているものがどれだけあるのか疑問です。その違いは、報告の中に自分の意見や分析結果が盛り込まれているか？です。
上記のやり取りの際に、できる人は次のように報告します。
私から報告いたします。
状況としては、先ほどの通り厳しいです。
あと、残り数か月で売上１０億円に達成するためには、〇〇の案件を進める必要があります！具体的には…
「目の前の課題に対し自分はこう思う」までを盛り込んで、はじめて報告したことになるのです。
スキルと経験が必要と説明しましたが、難しいことはありません！日々意識して行動するだけで自然と身につく習慣です。報告をする際は、「自分の意見を盛り込めないか？」ということをまず考える習慣をつけましょう。
『報連相』は自分を守る手段になる！
報連相を実践するメリットをご説明します。社会人に必要と言われる所以ですね。
それは、自己防衛の手段であると私は考えます。つまり、報連相(ほうれんそう)を欠かさない人は自分を守ることができている人なのです。
自己防衛とはどういうことでしょうか？
説明します。
皆さんにもこんな経験ありませんか？
- 上司に問題を共有していなかったばっかりに、のちのち大問題になった。
- 周囲への共有が不足し、プロジェクトが失敗し自分一人に責任が押し付けられそうになった。
こんな時に、日ごろから報連相を徹底出来ている人は以下のように言えます。
いや！その件は皆さんにも共有していましたよね！
私一人の責任ではなく皆で考えなければならない状況ではないでしょうか？
自分一人で抱え込まず、組織で解決する構図を作ることができます。つまり、自己防衛手段となるのです。
また、報連相が盛んな組織は問題がそもそも起こりにくいという良い意味での副作用がありますね。
『報連相』は上司だけにするものではない！
ここまでの話を聞くと、報連相(ほうれんそう)は『部下から上司へするもの』という一方的なイメージがあります。しかし、それは間違いです。
上司から部下へ報告や連絡をすること、同僚に相談することも欠かしてはなりません。
本来の目的が組織内のコミュニケーション活性化であるなら、その矢印は上ばかりではなく、上下左右に向いてなければならないのです。
仕事ができるサラリーマンはこの基本を実践し、常に周囲とのコミュニケーションを欠かしません。
まとめ
今回初めて「ほう・れん・そう」を聞いたという新社会人の皆さんは、まず明日から実践することを意識してみてください。
一方、ベテランサラリーマンの方々は、今一度自身の行動を振り返ってみましょう。しっかりと周囲とコミュニケーションが取れていますか？ビジネスは自分一人では達成できません。
「報連相(ほうれんそう)」の最大の特長は、簡単に誰でも行動できるという点です。しかし、意外にも実践できている人は多くないように感じます。言い換えると、周囲と差別化できるポイントだとも言えます。
今回は以上となります。
ここまで読んでいただきありがとうございました。
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