導入：「見積書に意味を感じてますか？」
「また見積書作成か…」「これ、誰か他にやってくれないかな…」
営業や事務の現場で、こんな声を聞かない日はありません。見積書って、一見シンプルな作業に見えて、地味にプレッシャーもかかるし、正確性が求められる厄介な仕事ですよね。
しかも、「これって本当に自分がやるべき仕事？」と疑問を感じることも。単純作業だけど、ミスは絶対に許されない。さらに、毎日のように複数件作成する必要があるから、業務のボトルネックになりがちです。
そんな悩み、そろそろAIに任せませんか？
実は、ChatGPTやCopilotなどのAIツールを使えば、見積書作成が「サクッと・正確に」片付く時代になってきました。
本記事では、営業職の筆者が体験した「見積書の炎上エピソード」から始まり、AIでの見積作成の実践法やおすすめプロンプト、注意点まで詳しくご紹介します。
「数字に弱い営業」が起こした、見積金額ミスの大事件
私は元々、どちらかといえば「言葉で伝える」タイプの営業で、数字や資料作成はあまり得意ではありません。中でも「見積書作成」は本当に苦手。細かい単価の掛け算や、税抜・税込の扱い、端数処理などが地味に多く、何度も見直しながら時間をかけていました。
そんなある日、あるソフトウェア製品の見積書をお客様に提出。金額は数百万円。ところが——。
金額を誤って低く記載したまま提出してしまっていたのです。
しかも、提出後すぐに受注が決定。お客様側でも社内決済が完了済みでした。その後、社内の経理チェックでミスが発覚し、あわてて訂正依頼をしましたが、社内稟議をすべてやり直していただく羽目に。当然、信頼関係にも傷がつきました。
この出来事をきっかけに、「見積業務は絶対に“属人化”させてはいけない」と痛感し、AIを業務に取り入れることにしました。
ChatGPTやCopilotが見積作成で力を発揮する理由
では、実際にChatGPTやCopilotがどう見積作成に役立つのか？主なメリットは以下の3つです。
① スピードが段違い
「サービス名」「数量」「単価」「割引」などの条件を入力するだけで、5分以内に見積文書の下書きが完成します。複数件の見積作成でもスムーズです。
② 条件変更にも強い
「ユーザー数が5→10に変更」「キャンペーンを反映」など、交渉途中での条件変更も、AIに指示するだけで再計算＆文言調整が即完了します。
③ トーン調整が簡単
取引先に応じて、「ややカジュアル」な文面にしたり、「かしこまった」文面にしたりも自在。表現のバリエーションを増やせるのは、AIの得意分野です。
ExcelやWordとの相性が抜群な「Copilot」
特におすすめなのが、Microsoft 365 Copilot。
Excelと連携すれば、以下のような活用が可能です：
- 見積フォーマットに沿って、セルに入力した条件から自動で合計金額を算出
- 「税込・税抜計算」や「割引後金額」の計算も簡単
- Wordに貼り付けるだけで、見積書本文の下書きを即作成
さらに、メモリ機能を使えば、過去の条件を覚えて再利用することも可能。リピーター対応にも効果を発揮します。
おすすめプロンプト例：これだけで見積書ができる
以下のプロンプトを使えば、ChatGPTでも高精度な見積書文面が作れます。
textコピーする編集する以下の条件で、取引先向けの見積書本文を作成してください。
・サービス名：クラウド型施工管理ソフト
・プラン：月額プラン（5ユーザー）
・料金：月額30,000円（税抜）
・契約期間：1年間
・特典：初月無料キャンペーンあり
・宛先企業名：株式会社〇〇建設
・トーン：ややフォーマル
出力形式：ビジネス文書風の見積書本文（敬語使用、箇条書きOK）
生成された文面をコピペして整えるだけで、提出レベルに仕上がります。
実際に上記プロンプトで作られた見積書が以下。
うーん、なんか不細工。
以下のプロンプトを追加。
★が今回の追加部分 以下の条件に基づき、取引先に提出する見積書事態をを作成してください。 【目的】 読みやすく、整ったフォーマットで、信頼感のある文面のビジネス文書を作りたいです。★ 【出力形式】 ★ ・タイトルは「御見積書」 ・宛名、挨拶、導入文、見積条件（箇条書き）、合計金額、締め文の順に構成 ・見出しや重要語句は強調（例：合計金額など） ・丁寧語・敬語を使用 ・日本語ビジネス文書スタイル 【見積条件】 ・サービス名：クラウド型施工管理ソフト ・プラン：月額プラン（5ユーザー） ・料金：月額30,000円（税抜） ・契約期間：1年間 ・特典：初月無料キャンペーンあり ・宛先企業名：株式会社〇〇建設 ・トーン：ややフォーマル
あらためて作成された見積書が以下。
あまり変わらない…
ただ、実際に皆さんの会社の見積書を読み込ませて、この形に添って見積書を作成してというも得意だと思います。
今度、チャレンジしてみたいと思います。
最後の砦は「人間の目」チェック！
どれだけAIが優れていても、最終チェックは必ず人間の目で行うべきです。
- 金額や数量、税率のミス
- 顧客名の誤表記
- トーンや言い回しが適切か
これらは、人間だからこそ気づける“細かい気配り”です。ChatGPTやCopilotを「頼れる部下」だと思って活用しつつ、責任ある上司のように最終確認を行う意識が重要です。
まとめ：見積作成こそAIに任せるべき第一歩
「見積書なんて簡単」と思っている人ほど、意外と時間を奪われ、ヒューマンエラーのリスクも高いものです。ChatGPTやCopilotを使えば、その作業を“5分で・正確に・ミスなく”こなせるようになります。
一度テンプレートとプロンプトを作ってしまえば、繰り返し使い回せるのも嬉しいポイント。あなたの貴重な時間を、もっと「売上につながる仕事」に使いましょう。
メタディスクリプション（160文字以内）
見積書作成が苦手な営業・事務職向けに、ChatGPTやCopilotで効率的かつ正確に作る方法を紹介。おすすめプロンプトと注意点も解説！
ご希望に応じて、NotionやWordへの書き出し用データ形式もご提供できます。次に進める準備が整いましたら、お知らせください！
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