議事録作成で今日も残業してませんか？
「今日もまた、打ち合わせ3件…なのに、まだ1つも議事録を書けてない…」そんな日、ありませんか？
営業職・事務職にとって、議事録作成は避けて通れない業務。でも正直、「めんどくさいし、できればやりたくない」と思ってる方も多いはず。僕もその一人でした。
でも、そんな議事録業務が、生成AIとChatGPTのおかげで劇的に効率化されたら？今回はそのリアルな活用術をご紹介します
✔私の実体験：議事録が1日3件。30分×3＝90分が消える日々
私は営業職として、日々社外の商談と社内ミーティングをこなしています。打ち合わせが終われば、ほぼ毎回議事録作成。気づけば1日3件、1件あたり30分以上かかることも。
後回しにすると記憶が薄れ、「あれ？何話したっけ…」と後悔。そんな私が2025年1月から導入したのが、Microsoft 365 Copilot。議事録1件あたりの作業時間が1時間から20分に短縮され、その日のうちに提出できるように。結果、上司からの信頼もアップしました。
議事録の重要性って、実は高い
議事録はただのメモではありません。以下のような重要な役割があります：
- 情報共有ツール
- タスク管理の土台
- 証拠資料としての役割
「言った言わない」問題を防ぎ、チームの信頼関係を守るツールなのです。
議事録作成の流れと、地味に時間を食うポイント
議事録の一般的なフロー：
- 録音（可能であれば）
- 音声の文字起こし
- 要点抽出
- フォーマット整形
一番つらいのは録音NGのケース。特に社外打ち合わせでは録音できないことも多く、メモから手動で起こす必要があり時間がかかります。
生成AIが議事録作成で大活躍する理由
ChatGPTやCopilotは以下のような点で議事録業務と相性抜群です：
- 会話の要点整理が得意
- 決定事項・ToDoを構造化できる
- 人手より圧倒的に早く仕上がる
「構成だけ指定してAIに整えてもらう」ことで、下書きの8割は完成します。
AIに頼りすぎたら…僕がやらかしたリアルな話
「AIで議事録書いたってバレたら怒られそう…」という不安、わかります！
結論、怒られることはないし全く失礼ではない！
ChatGPTやCopilotで議事録を作っていて、「これって、もし相手にAI使ったってバレたら失礼なんじゃ…？」「ちゃんと人間がまとめるべきじゃない？」と心配になる気持ち、すごくよくわかります。
僕も最初はそうでした。 でも、実際にAI議事録を30回以上社内外に送っていますが、「AIで書いたの？」なんて指摘を受けたことは一度もありませんよ(笑)
むしろ、「整理されてて助かる」「話が通っててわかりやすい」と好評です。 要は、“読みやすく、伝わる議事録”が届いていれば、それがAI製か人間製かなんて問題にならないんです。
だから、自信を持ってAIを使ってOK！あとはしっかりチェックすれば失礼にはなりません。
ただ、便利なAI議事録ですが、使っていく中で僕自身もいくつかの“やらかし”がありました…。いくつか紹介します。
●要点はまとまってるけど、「なぜそうなったか」が抜け落ちる問題
「議事録を作成して！」とChatGPTにお願いすると、確かに要点・決定事項・ToDoはきれいにまとまります。ただ後日見返したときにふと、
「あれ？なんでこういう結論になったんだっけ…？」
と悩む瞬間がありました。 そう、結論に至るまでの会話や検討の流れがまるっと抜け落ちていたんです。
これを防ぐには、プロンプトにひと工夫が必要でした。以下のような追加指示を入れるのがオススメです。
✅ 反映しておくべきプロンプト例：
この打ち合わせの要点だけでなく、決定に至るまでの主な議論の流れ（意見の対立や背景説明など）も含めて整理してください。これを加えるだけで、「納得感のある議事録」にぐっと近づきます！
●AI作成の議事録をノーチェックで社外に送って大失敗…
最初の頃は、AIが出してくれた議事録を一文一文丁寧に確認して、「これは使えるな」「思った以上にちゃんとまとまってるな」と思いながら活用していました。
が、慣れてくると…
「まあ大丈夫でしょ！」 → 確認せずにそのままお客様に送付
ある日、送った議事録をお客様から返信いただいた際に発覚。
「担当者の名前が間違っていますよ」
お詫び対応からの、再送信、上司への報告…。いや、ほんと焦りました…。
正直、「AIが書いたから」なんて言い訳、口が裂けても言えないです（笑）
なので、社外向けの議事録こそ人間の最終チェックが必須です。 内容だけじゃなく、宛名や敬称、書式、トーンまで一通り見直す癖をつけておきましょう。
ChatGPTとCopilot、どっちが議事録向き？
使い分けがおすすめ。柔軟さを求めるならChatGPT、業務連携ならCopilotが最適です。
| 項目 | ChatGPT | Copilot |
|---|---|---|
| カスタマイズ性 | 高い | 中 |
| ファイル連携 | △ | ◎ |
| メモ対応力 | ◎ | ○ |
| セキュリティ | △ | ◎ |
今すぐ使える！議事録作成プロンプト集5選
- 基本構造整理
この打ち合わせメモを以下の形式で整理してください：
・会議名／日時／出席者
・要点（3〜5行）
・決定事項
・ToDo（担当者・期限）- 雑談除外
この会話文から、本題（業務に関する話）と雑談を分けて記載してください。- 決定事項抽出
会話内容から、決定事項とその根拠だけ抽出してください。- ToDo抽出
このメモから、ToDoを担当者付きで抽出してください。- プレゼン要点化
以下の内容を3つのスライド用要点にまとめてください。まとめ：議事録で残業してる場合じゃない！
失敗談でも触れたように、AIに任せきりにするとミスが起きるリスクもゼロではありません。ただし、それを差し引いても、生成AIを議事録業務に活用するメリットは圧倒的です。
一日に1～2時間削減できるインパクトは非常に大きく、業務効率だけでなく心の余裕にもつながります。
だからこそ、「全部AIにお任せ」ではなく、「AIを賢く使いこなす」スタンスで、ChatGPTやCopilotを積極的に活用していきましょう。
議事録はもう、手書きで1から作る時代じゃありません。効率よく、かつ品質も保ちながら、自分の時間を取り戻していきましょう！
「AIって本当に便利なの？」と感じた方へ。
実際に私が業務で使って「これは助かった！」と思った使い方や工夫をまとめた体験談はこちらからご覧いただけます。
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