こんにちは、KenTeeです。
『初めて幹事を任されたけど何から始めれば…』
『上司に「手伝うから声かけて！」と言われても頼みづらい』
おそらく、ゴルフコンペ幹事を任された方は、だれもがそのような悩みを持つはずです。特に若手の方は「周りに教えてくれる人も少ない、でも、失敗もできない」と思うはずです。
実は、ゴルフコンペの基本を抑えておけば、幹事は対して難しいことではない。
実際には、僕は入社から8年若手にもかかわらず会社内の多くのゴルフコンペを成功させてきました。ちなみに、コンペの参加者は部長や課長など自分の上司ばかり。『君に幹事を任せとけば外れなし』と言ってもらえるほど実績があります。
もし、あなたが幹事を任されて「失敗したくない！」と思っているなら、ぜひ、この記事を読んでみてほしいです。そうすれば、なぜ、若手の僕がゴルフコンペを成功させていたかが分かるはずです。
そして、あなたもコンペを成功させ、「〇〇くんに任せて正解だったよ！」といわれる存在になれるはずです。
ゴルフコンペで一番気を付けるべきこと
「とにかく楽しかった」という思い出を最優先！
ゴルフコンペを開催するうえで、一番大事なのは「楽しい、また参加したい！」参加者に思って帰ってもらうことです。
「そんなの言うまでもない」と皆さん思うかもしれませんがこれが意外と忘れがちなんです。
なぜなら、ゴルフコンペには様々な人が集まり幹事にとって配慮するべきことが盛りだくさんだからです。たとえば、役職や年齢やゴルフの腕前などばらつきがあることが多いですが、そんな中で「若くてゴルフが上手くない人」でも楽しめるコンペでなくてはなりません。
幹事はそういうことをめちゃくちゃ考えながらかつ楽しいコンペを目指す必要があるのです。
一番面倒くさいのは”参加者集めと日程調整”
幹事をする方へ一番最初に知っててほしいこと。
幹事をやるうえで一番面倒なのは参加者集めと日程調整
当然、ゴルフコンペは参加者が多くなればなるほど盛り上がります。「開催はしたけど５人しか集まらなかった」などということになると盛り上がりにくくなります。なので、幹事はまず参加者を多く集めることが重要です。
一方で、参加者を多く集めることで複雑になるのがコンペの開催日程調整です。ゴルフコンペは基本休日に開催しますので、家族がいる参加者は参加しにくくなるのが普通です。なので早めに日程を連絡して予定を開けてもらう必要があるのです。
これらの調整が幹事にとって一番面倒くさくかつ超重要なタスクになります。
ゴルフコンペ幹事が具体的にやるべきこと
２か月前までにやること
「コンペをこの時期にやりたいなー」と思ったら、まず以下２つを実施します。
- 参加者集めと開催日時の連絡
- ゴルフ場の予約
目安はコンペの２か月前です。これより早すぎても参加者の予定が見えない、または早すぎてゴルフ場の予約がとれないなどが起きます。
逆に、この時期に「参加者が決まったので、ゴルフのペアリングや景品を買っておこう」とする人がいますが無駄です。なぜなら、コンペまでの２か月の間に参加予定者の欠席や変更が発生することがかならず発生するからです。
参加者集めと開催日程の連絡
すでにご説明しましたが幹事として一番手間がかかるのがこのタスクです。
なのでなるべく効率的に進めたいものです。
そこで、僕の経験から導き出した効率的で失敗しない具体的な手順をご紹介します。
①まずキーマンの予定を確認
②キーマンから複数日程をもらう
③その日程をもとに全体に参加者を募集
④一番参加者が多い日付で開催日を決定
⑤全体に開催日を連絡
上記の通りです。
重要なのは①と②。
ポイントは、参加者を集めたいからといっていきなり全員に呼びかけてはいけないということです。これは絶対にＮＧです。
理由を説明します。
会社のゴルフコンペなどであれば部長や課長などいわゆる偉い人の参加が条件になることが多いです。なので「絶対にこの人の参加はマスト」という人の予定をまず抑えるという作業が重要です。
そして、その人の予定が空いている日を複数入手し、その日程をもとに全員に募集をかけましょう。この方法が一番効率的で確実な方法です。
開催日が決まったら参加予定者に通知しておきましょう。
ゴルフ場の予約
大体の参加者と日程が決まったらゴルフ場の予約は絶対にやるべきです！
もしこれをやっていないと、直前でゴルフ場の予約が取れないばかりに、「日程の調整⇒参加者の再募集』をゼロからやらなければならず周囲に多大な迷惑をかけることになります。
特に大人数のコンペとなった場合はゴルフ場の予約が難しくなります。早めの予約であればまだ枠が空いているゴルフ場も多いので絶対に場所だけは確保しておきましょう！
１週間前までにやること
ゴルフコンペの1週間前には最終連絡をするよう心掛けましょう。そのためには、このタイミングにはほぼコンペ当日の情報が確定している必要があります。
コンペの概要連絡
1週間前には以下の情報は最終決定となってなければなりません。
- 日時・プレースタート時間
- 開会式の時間・場所
- 参加メンバー
- 会費(景品等用意する場合)
- コンペルール
- 緊急連絡先
上記をLINEやメールなどで全体周知しておきましょう。幹事であるあなたのもとには参加者からいくつか質問や要望があるかもしれないので丁寧に対応しましょう。
当日のペアリング発表
コンペに参加する大半の人が気にするのはこのペアリングです。
ペアリング
…当日一緒にラウンドする競技者の組み合わせ。 1組4人というのが通常のペアリングだが、1組3人の場合もある。
ゴルフコンペの組み合わせは非常に重要です。なぜなら、コンペの楽しさはほぼ一日一緒にプレーするメンバーに大きく左右するからです。
幹事として忘れず連絡を入れておきましょう。
送迎配車の把握
これは必須ではありませんがやっておくのがベターです。当日誰かがゴルフ場に遅れるなどとなれば幹事のあなたが困るからです。
最低限抑えておくのは、「誰が誰を送迎しゴルフ場に何時ごろ到着」といった情報です。大体、役職がある部長や課長は「誰かが迎えに来てくれるだろう…」と思っていることが多いので注意しましょう。
コンペ当日にやること
いよいよコンペ当日のやるべきことです。
事前にどれだけ綿密に計画をたてても当日になると様々なトラブルや変化はつきものです。慌てず柔軟に対応していきましょう。
会費の回収
これは私の経験から言えるのが会費の回収は朝一にやるのがベスト！だということ。
なぜなら、途中で会費を集めようとしてもなかなかそろわないという経験があるからです。最終的には「払った・受け取ってない」などのトラブルに発展しかねないセンシティブな役割です。
朝一、ゴルフ場の入り口に立っておいて到着してまもなくの参加者に「お手数をおかけしますが会費をお願いします」といえば効率的に集金でき面倒なトラブルも発生しにくくなります。
開会式の進行
朝、最も重要なのがコンペの開会式です。全員時間通りに到着しているかを確認する意味でも開会式は行うのがベターです。
また、一般的に開会式ではその日一番偉い人が挨拶をするというのが恒例ですので、事前にもれなくキーマンには挨拶をしてほしい旨を依頼しておきましょう。
参加者全員の自己紹介やルール説明などもあらためて実施するとコンペ自体もますます盛り上がります！
アフターパーティの進行
コンペ参加者の一番の楽しみは何といってもプレー後のアフターパーティーです。
幹事はこの進行役を務めなければなりません。
「進行役は苦手だな…」と思う方は、事前に得意な人を見つけておいて代役をお願いしておくというのも手段の一つです。
★おまけ わざわざやらなくてもいいこと
細かいコンペルールの理解は不要
ゴルフコンペに登場する以下の用語。
ダブルペリア
NET(ネット)
「幹事としてルールは知ってたほうがいいのかな…」と心配になるかもしれませんが、結論、知らなくてOKです。
これらを知っておいていいほうが間違いないですが、覚えるのには時間はかかります。また、ゴルフ場側が勝手にやってくれるところがほとんどですのでわざわざルールを理解するのは不要です。
もちろん、ゴルフをプレーするうえで基本的なルールや用語や覚えておいたほうが無難です。
自信がない方には以下がお勧めです。
幹事をやることで得られるのは”〇〇！”
ここまでゴルフコンペの幹事がやるべきことを解説してきました。
「正直こんなに面倒くさいならなるべく引き受けたくないな…」と思われた方がおられるのではないでしょうか？
しかし、僕は「幹事はぜったいにやるべき！」だと断言できます
その理由は、ゴルフコンペの幹事を経験すると大きすぎるリターンが得られるからです。それは以下。
- 普段話せない役職との人脈
- 企画力が伸びる
普段話せない役職との人脈
幹事をやると絶対に多くの人と連絡を取り合うようになり、その過程で相手があなたのことを認知してくれます。そして、ゴルフコンペが終わった後にも交流が続くことが多く、関係が深まるという経験を僕自身何度もしてきました。
普段の仕事では接点がなく関係の薄い上司でもゴルフコンペをきっかけに仲良くなってしまいましょう！
企画力が伸びる
幹事をやった人は、企画力が格段に伸びます。
あらためて考えると、20～30人の大人を集めて丸一日イベントを開催するなんて経験はめったにできませんよね？
当然、幹事にはコンペ開催の企画力も必要になってくるわけで、これは普段の仕事にとっても超重要スキルなんです。例えば、仕事において今後大きいプロジェクト任されたときにも、この企画力は活きるはずです。
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