英語メールから解放されませんか？
「また英語のメールか……」と気が重くなる瞬間、ありませんか？ 営業や事務の仕事をしていると、海外支店や取引先とのやりとりで英語メールを書く機会は避けられません。でも、学生時代に英語が苦手だった方や、ビジネス英語に自信がない方にとっては大きなストレスです。
そんなあなたに朗報です。ChatGPTやMicrosoft 365 Copilotを使えば、その悩みから解放されるかもしれません。今回は、実際に英語メールで苦労してきた筆者の実体験を交えつつ、生成AIでどう楽になるのかをお届けします。
英語メールで苦労した筆者のリアル体験
私が最初に英語メールで本格的に悩まされたのは、海外の支店とのやりとりが始まった頃でした。ちょっとした納期確認や商品のスペックについて聞きたいだけなのに、いちいち日本語で書いてから翻訳して……というプロセスが非常に面倒でした。
特に困ったのは「この表現で失礼になっていないか？」「ニュアンスが正しく伝わっているか？」という不安。翻訳ツールを使っても、直訳調でぎこちない英文になりがちで、結局英語ができる同僚に確認してもらう羽目に……。
そんな中で出会ったのがChatGPTです。
実は得意！英語メールは生成AIにお任せ
英語メールって、人間が書くと時間もエネルギーもかかりますが、生成AIにとっては得意分野。理由は、膨大なビジネス英文のパターンを学習しているからです。
たとえば「納期を確認したい」という日本語を入力するだけで、自然で丁寧な英文を提案してくれます。また、ChatGPTとCopilotを組み合わせることで、OutlookやWordの中で直接英文を生成・修正することも可能です。
しかも、文体やトーンの指定も自由自在。「少しカジュアルに」「丁寧に」「上司向けに」など、プロンプト次第でカスタマイズも簡単にできます。
すぐ使える！英語メールプロンプト集
以下に、私が実際に使っているおすすめのプロンプトをご紹介します。
1. 丁寧な依頼メールを作成したいとき
以下の日本語を、丁寧でビジネス向けの英語メールにしてください：
「納期について確認させてください。○○の商品はいつごろ届く予定でしょうか？」2. クレームを柔らかく伝えたいとき
以下の内容を、相手を責めず丁寧な英語メールにしてください：
「前回の納品物に不備がありました。再確認をお願いしたいです。」3. 軽めの挨拶＋一言連絡
以下をカジュアルな英語メールにしてください：
「いつもありがとうございます。○○の件について、来週までにご返信いただけると助かります。」ChatGPT＋Copilot活用の工夫ポイント
- 最初は日本語でOK：まずは自然な日本語で要件を書いてからAIに英文化してもらうと安心です。
- トーンの指示を入れる：「カジュアル」「フォーマル」など希望の文体を伝えるだけで、印象が変わります。
- Outlook × Copilotで時短：Outlookでメールを書きながらCopilotに修正や翻訳を依頼すれば、そのまま送信まで完結します。
- 返信にも使える：届いた英語メールの内容要約や、返信文の作成も得意。時間の節約に直結します。
まとめ：英語メールはもう怖くない
「英語ができないから……」と、これまで逃げていた方こそ、ChatGPTやCopilotの力を借りるべきです。最初は慣れなくても、使ううちに自分の好みの表現も見つかり、どんどんスムーズになります。
あなたの時間とストレスを減らすために、まずは1通の英語メールからAIに任せてみてください。
次回は、「英語メールでの感謝表現パターン集」をテーマに、さらに実践的なプロンプトを紹介予定です！
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