「メール作成に時間がかかりすぎる…」
「敬語や言い回しで悩んで送信できない…」
これ、営業でも事務でもあるあるだと思います。
僕も以前は、取引先へのメール1本に40分かかって、送った頃には意気消沈してました。
でも最近は、送信前にメール作成AI（CopilotやChatGPT）を一回通すだけで、文章で悩む時間がほぼ消えました。
たった2〜3分の作業で、ムダがごっそり減った感覚です。
この記事では、僕の実体験ベースで、メール作成AIの使い方と、実際に効果があったプロンプトをそのまま紹介します。
導入：メール作成AIを「送る前のフィルター」にする習慣ができてきた
最近、取引先にメールを送る前にCopilotやChatGPTを開いて、下書きを投げる。
これをルーティンにしています。
ポイントは、AIに全部丸投げするんじゃなくて、
自分の下書きを「フィルターに通して整える」使い方。
このやり方にしてから、メール作成のストレスと時間が想像以上に減りました。
課題：メール作成に時間がかかる原因は「言い回しの迷子」だった
メール作成で時間が溶けるときって、大体これです。
- 失礼がないようにしたい
- 誤解を生みたくない
- 端的にしたいのに長くなる
- 冷たい印象になりたくない
- 敬語が正しいか不安
この「迷い」のせいで、文章を何回も書き直して、気づいたら30〜40分。
しかも当時は、「文章力に自信あるし」っていう変なプライドで、自力で粘ってました。
でも仕事って、文章力を見せる場じゃなくて、
相手に伝わって、次のアクションが進むのが正解なんですよね。
AI活用：メール作成AI（Copilot/ChatGPT）で「丁寧・短く・伝わる」に整える
僕がやっているメール作成AIの使い方はシンプルです。
- まず自分で下書きを書く（箇条書きでもOK）
- メール作成AIに貼り付ける
- 「取引先向けに整えて」と指示する
特に効くのは、「条件」をセットで伝えること。
以下、僕がそのまま使っているコピペ用プロンプトです。
▼メール作成AIのプロンプト（取引先向け・丁寧＆短め）
以下のメールを、取引先に送る文章として丁寧でわかりやすく整えてください。 条件： ・長すぎない（読みやすく） ・失礼にならない ・依頼内容（相手にしてほしいこと）が一目でわかる ・結論→理由→依頼の順で ・営業っぽい固さより、普通のビジネスメールで --- （ここにメール下書き）
このプロンプトで出てくる文章は、だいたいそのまま使えるレベルまで整います。
僕は最後に「固有名詞」や「数字」だけ自分でチェックして送っています。
▼メール作成AIのプロンプト（社内向け・誰が読んでもわかる）
以下の内容を、社内の関係者が読んでも誤解しない文章に整えてください。 条件： ・前提がわかるように短く補足する ・専門用語は言い換える（できるだけ平易に） ・結論→背景→次アクションの順 ・箇条書き多めで読みやすく --- （ここに文章）
社内向けに「誰が読んでもわかる表現」にする時も、AIがめちゃくちゃ助かります。
④ 気づき・改善：メール作成AIで「時間」だけじゃなく「精神」がラクになった
メール作成AIを使って一番変わったのは、時間短縮なんですが、実は精神面の効果が大きいです。
・メール作成のストレスが減る
「この言い回しでいいかな…」と悩む時間が激減。
・文章の品質が安定する
忙しいときほど雑になりがちですが、AIを通すと一定ライン以上に整う。
・送信が早くなる＝仕事が前に進む
メールが遅れると、納期確認も見積依頼も全部遅れる。
結局、スピードが一番の価値だったと気づきました。
昔の僕みたいに、「文章力に自信あるから自力で…」って粘るのは、
仕事では正直、誰のタメにもならないです。
⑤ まとめ：メール作成AIは「文章を考える時間」を削ってくれる最強の時短ツール
メール作成AIは、派手なことをするツールじゃないです。
でも、日々の業務で一番効くのはこういう地味な時短だったりします。
メール1本に10分悩む人は、AIフィルターを挟むだけで2〜3分になります。
メール1本に40分かかってた僕は、今その頃の自分を恨みたいです。
まずは今日送るメールから、下書きをAIに投げてみてください。
「整えて」って言うだけで、世界変わります。
いや〜、AIって本当に現場で使うと全然違うんですよね。
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