引継ぎ資料をサクッと作ってみませんか？
「引継ぎ資料、作っておいて」と言われて固まったこと、ありませんか？
異動や退職、育休などで引継ぎのタイミングが来ると、上司からは簡単に言われるけど、実際にはめちゃくちゃ大変。何を書けばいいのか、どんな形式にすればいいのか…。しかも、せっかく作っても「どうせ誰もちゃんと読まないんじゃ…？」という不信感すら湧いてくる。
でも、後任に迷惑をかけたくない。できればちゃんとしたものを短時間で仕上げたい。
そんな時に使えるのが、ChatGPTやCopilotなどの生成AIです。
私自身も何度か引継ぎ資料を作ってきましたが、そのたびに「もっと楽に、でも質を保って作れないものか…」と悩んできました。今回は、そんな実体験をもとに、AIを活用した効率的な引継ぎ資料の作り方をご紹介します。
正解も時間もない──“難しすぎる引継ぎ資料”の現場リアル
正直に言います。引継ぎ資料って、想像以上に難しいんです。
私が実際に異動や育休などで何度も引継ぎ資料を作ってきた中で、毎回ぶつかるのがこの3つの問題です。
① フォーマットが決まっていないのに、業務は多すぎる
「こういうときはこの書式で」といった共通ルールが社内にない。なぜなら、各自の業務があまりに多岐にわたっているから。事務でも営業でも、テンプレに収まりきらない情報が山ほどある。
② 忙しい中で“完璧な引継ぎ”が求められる
引継ぎって、たいてい異動や退職、育休などの「忙しいタイミング」で発生します。それなのに「あと任せたよ、漏れないようにね」と言われる。時間もない、でも責任は重い。このプレッシャーは地味にきつい…。
③ 頑張って書いても、抜け漏れが出るのが現実
実際、自分なりに丁寧にまとめたつもりでも、後任から「これってどう対応すればいいんでしたっけ？」と聞かれることはよくあります。つまり、“自分の視点だけでは、伝わらないことがある”んです。
ただし、ここで生成AIとの会話を通じて「そういえばこれも必要かも」と気づけるケースが多いことも、私の実体験から強調しておきたいポイントです。ChatGPTに質問される形で情報を整理していくと、思わぬ盲点に気づきやすくなる──これは人間同士の対話に近い「振り返り効果」があると感じています。
筆者の経験：引継ぎ資料って、毎回地味に時間がかかる
営業職としてこれまでに2度の異動、1度の育休取得を経験しましたが、そのたびに引継ぎ資料の作成が必要でした。
正直なところ、最初のうちは「とりあえずメモでも残しておけばいいでしょ」と思っていたんですが、実際に後任からの質問が相次いだり、上司から「もう少し整理して渡してほしかった」と言われたこともあり、やはりある程度の完成度が求められることを痛感。
しかも困るのが、決まったフォーマットがないこと。「自由に作っていいよ」と言われても、その“自由”が逆にハードルになる。構成を一から考えて、あれもこれも…と追記していくと、結局2～3時間が吹っ飛ぶことも。
この手間を何とかしたいと思い、最近はChatGPTやCopilotでの“自動作成”にトライしてみました。
引継ぎ資料って意外と難しい。だからこそAIを味方に
そもそも引継ぎ資料って、毎日や毎週書くようなものではないので、
- 何を書けばいいのかわからない
- 書き始めてもまとまりがつかない
- 書いた後も「これで足りるのか？」と不安
という“書けなさ”に悩まされる人が多いんです。
でもここでAIの出番です。
ChatGPTにこんなふうに聞いてみよう：
「営業職として異動する予定です。引継ぎ資料を作成したいのですが、構成案と各パートに入れるべき内容を教えてください」
これだけで、
- 基本情報
- 業務一覧
- 注意点や引継ぎポイント
- 使用ツールやデータの保管場所
など、プロンプトベースで“作り方”を整えてくれます。
引継ぎ資料は時間との戦い。短時間で仕上げるために
異動や退職のタイミングって、業務の引き継ぎや引継ぎ対応だけでなく、送別対応や次のポジション準備などでものすごく忙しい。だからこそ、引継ぎ資料をいかに短時間で作るかが重要です。
そのために私が行ったAI活用術はこちら：
1. Copilotでメール・日報から要点を自動抽出
Outlookの過去のメールや日報から「商談履歴」「顧客対応履歴」などをCopilotで要約。
2. ChatGPTで構成＆テンプレート生成
ChatGPTに「営業職の引継ぎ資料テンプレを作って」と依頼してフォーマットを自動作成。Wordに貼り付けて整えるだけでOK。
3. 「作業の手順」もAIに聞いて確認
業務フローなどもChatGPTに「○○業務の1日の流れを後任向けに説明して」と依頼してそのまま転用。
引継ぎ資料の効果をさらに高めるコツ
ChatGPTやCopilotでベースを作るのはとても効率的ですが、やはり“人”に伝えるものなので、相手目線で補足することも重要です。
そのために有効なのが、日頃からのコミュニケーションです。
- 自分の上司やチームメンバーに「こういう対応してます」と定期的に共有しておく
- 引継ぎのタイミングになった時にゼロベースにならない
さらに、「誰が読むのか」を意識した書き方をChatGPTにも伝えると、表現のトーンや具体性もグッと上がります。
「異動先の後任が未経験者なので、初心者にも分かるようなトーンで顧客対応の注意点を整理してください」
まとめ：生成AIは“迷い”を消してくれる最高の相棒
引継ぎ資料って、ただでさえ時間がない中で「何を書けば？」「どう作れば？」という迷いがつきまとうものです。
でも、ChatGPTやCopilotなどの生成AIを活用することで、作り方が明確になり、内容も自動作成できる。
「誰にも読まれないのでは…」という不安も、AIで“伝わる文章”に整えることで少しずつ解消されていきます。
後任にとっても、自分にとっても気持ちのいい引継ぎができるよう、ぜひ今日からAIを活用してみてください！
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