はじめに：「社外へのメール作成は地味に面倒くさい」
社外へのメール、たしかに重要です。でも――正直、タイピングして敬語を整えて…って、地味に、しかも結構な時間がかかりませんか？
「伝えるべき内容は同じなのに、表現や言い回しを考える時間が無駄に長い」――そう感じたことがある若手営業・事務職の方、きっと多いはず。
僕もまさにその一人で、AI（ChatGPT／Copilot）にメール作成を任せるようになってから、この“無駄な時間”が激減しました。
メールは「重要だけど、タイピング自体は本質から外れた無駄な作業」。ならば、AIに代替すべきです。
実体験～営業マン的「メール作成にかかった時間」に衝撃～
営業職の僕は、顧客（特に役員クラスの方）への社外メールを慎重に書く必要があります。「失礼があってはいけない」「ちゃんと相手に伝わらなきゃ」という意識が強く、内容と表現を何度も練り直すことに。
ある日、ある役員宛の重要メールを書いていたら、なんと1時間以上かかっていたことに気付き、思わず固まりました。
「この1時間、タイピングと敬語チェックだけに費やしてる……？」と。
それからは、AI（ChatGPT や Copilot）に“下書き”を任せて、自分はそのフレームと細かい修正に集中するスタイルに。結果、圧倒的にメール作成の効率が上がったんです。
なぜメール作成に時間がかかるのか？
メールって単純な作業に思えますが地味に時間がかかる。
なぜでしょう？
時間がかかる理由は以下だと思います。
主な課題とその内容
- 内容の整理：最初に何を伝えるか、結論をどこに置くかなどを構成する時間がかかる
- 敬語や丁寧語：ビジネス特有の表現が多く、間違いに気をつける必要がある
- タイピング：慎重な入力と変換ミスのチェックが必要
- 見直し・修正：自己満足のために何度も見直してしまう
自分一人で完璧を目指すと、どんどん時間が奪われていきます。
【実体験付き】AI（ChatGPT／Copilot）活用の効果
AIに構成を任せたところ：
- 「件名」「宛名」「本文（結論→詳細→次のアクション）」までが自動生成
- 敬語やビジネス表現が丁寧に整えられている
自分がやることは3つだけ：
- 顧客名や具体内容をカスタマイズ
- 敬語の微調整、自社表現に整える
- 最終チェックのみ実施
効果まとめ：
- 作成時間が1時間→10～15分に短縮
- 漏れ・抜けの減少で品質向上
- タイピングが激減し、精神的な負担が軽減
- 表現を考えるストレスからの解放
AI活用時に気をつけたいポイント
注意点
- 情報漏洩のリスク：ChatGPTやCopilotが過去のプロンプトを覚えている可能性あり
- メモリ混入：他の顧客情報や社内用テンプレートが無意識に含まれる可能性
安全な使い方：
- プロンプトで「機密情報を含まず生成して」と明示
- 出力後に内容チェックを必ず行う
- 固有名詞は自分で後から入力する
社内メールにもAIをフル活用しよう
社内向けメールこそ、AI活用のしどころです。
活用例
- 日報・進捗共有：定型パターンをChatGPTで自動生成
- 会議議事録：要点を伝えるメール文を要約＋作成
- 稟議・申請：定型文テンプレート化＋必要情報の差し替え
「会議議事録を要約して関係部署に送るメールを作って」とChatGPTに依頼すれば、数十秒で自然なメール文が出来上がります。
まとめ
- 無駄な作業の削減：タイピング・敬語チェックなどをAIに任せて本質業務に集中
- 作業効率アップ：1時間→15分の大幅短縮で業務改善
- リスク管理が重要：情報漏洩リスクを防ぐ工夫が必要
- 社内外どちらも活用可能：定型文や共有メールにもAIが活躍
若手営業・事務職の皆さんへ：「メール作成、もう自分だけで格闘しなくてもいいんです」。 ChatGPT や Copilot に“下書き”を任せて、あなたはもっと本質的な業務やお客さまへの価値提供に時間を使いませんか？
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