また日報作成に追われて残業していませんか？
「今日も日報に追われて残業か…」そんな日々を過ごしていませんか？
日報は確かに大事な仕事です。商談の振り返り、上司への報告、次回提案の準備——すべて日報が土台になります。
でも実際には、日報を書くだけで毎日1〜2時間も消耗してしまうのが現実ではないでしょうか。
💡そんな負担の大きい日報作成も、今はAIの力を借りることで劇的に変わりつつあります。
AIを上手く活用すれば、日報作成の時間を大幅に短縮しつつ、内容のクオリティも今まで以上に高めることができるのです。
【図解】AI活用でここまで時短できる！日報作成の作業時間比較
AIを活用した場合と、従来の手作業の場合でどれくらい時間短縮できるのかを表で比較してみます。
| 作業内容 | AI活用前 | AI活用後 |
|---|---|---|
| 商談メモ整理 | 20分 | 10分 |
| 記事要約作成 | 60分 | 5分 |
| 表現チェック | 30分 | 5分 |
| 誤字脱字確認 | 10分 | 2分 |
| 合計 | 約2時間 | 約20分 |
👉 要約作成にかかる時間が大幅に削減されるのが、AI活用最大の効果です！
そもそも日報の目的とは？【訪問記録・商談記録の整理が本質】
日報は単なる「今日の報告」ではありません。
✅ どの顧客に訪問し、どんな課題が浮き彫りになったか
✅ 商談でどんな提案をし、どんな反応を得たのか
✅ 次回の提案やフォローで何を準備すべきか
こうした訪問記録・商談記録を整理して、上司やチームに共有することが日報の役割です。
つまり、日報は仕事成果を高めるための重要な土台になります。
しっかり書けば書くほど、次の提案の質も上がり、顧客からの信頼も得やすくなるのです。
【実体験】日報作成に時間をとられすぎる現実
私も日々商談を重ねていますが、正直日報作成が最も大きな負担でした。
毎日5〜6件の訪問を終え、帰宅してから日報を書き始めると、2時間はあっという間に過ぎてしまいます。
👉 特に時間がかかるのが「文章の要約部分」です。
商談の内容は自分では理解しているつもりでも、上司や他部署の人が読んだ時にニュアンスが正しく伝わるかが不安で、何度も読み返しては書き直してしまいます。
この「ニュアンス確認作業」にとにかく時間を取られます。
しかも夜遅く帰宅してから行うため、疲れも重なり判断力が鈍って効率はどんどん悪化していきました。
「もっと提案準備に時間を割きたいのに…」と毎日感じていました。
AIは日報作成と相性抜群！【要約・文章構成・誤字チェックが得意】
ではAIはどこで役立つのか？ 実感しているのはこの3つです。
① 記事の要約
商談メモをAIに読み込ませるだけで、自然な流れで商談内容を要約してくれます。
顧客課題、提案内容、次回アクションが整理されるので、要約に悩む時間がほぼゼロに！
② 文章構成立案
「上司向けにわかりやすくまとめて」と指示すれば自然な報告文が提案されます。
文章表現に悩む時間が減ります。
③ 誤字脱字チェック
誤字脱字や表現の不自然さもAIが自動で指摘。提出前の確認がスムーズになります。
AIは「次のアクション提案」まで教えてくれる
さらに驚くのは、次回提案のアドバイスまでしてくれること。
例えば商談内容を要約した後、
👉「この流れなら次はこういう提案も有効かも」
とAIが提示してくれるのです。
自分では気づかなかった切り口に「ああ、それもありだな…」と気づきを得られます。
上司に報告する際も、事前にこうしたアイデアを持っていけるので、上司との議論も深まり、評価も自然とアップしていきました。
【図解】日報作成フロー比較図（AI活用前後）
日報作成のどの工程がAIによって効率化されるのか、フローで比較します。
【アナログ日報作成】
- 商談メモ整理
- 内容思い出しながら要約作成（時間かかる）
- 文章構成を考えて整える
- 誤字脱字チェック
- 上司へ提出
【AI日報作成】
- 商談メモ整理
- ★ここにAIを活用‼ AIが要約ドラフト作成
- ★ここにAIを活用‼ 文章構成・誤字チェックもAIが支援
- 微修正・上司向け補足
- 上司へ提出
👉 「考え直して、書き直して…」の反復作業が激減します！
Copilotも活用可能！Microsoft 365ユーザー必見
特に実務現場で即効性を感じたのがMicrosoft 365 Copilotです。
・Outlookの商談メール内容を要約 ・Teamsの会話ログから議事録を自動生成 ・OneNoteの商談メモから日報ドラフトを作成
社内にMicrosoft 365環境があるならすぐ使えます。
私のチームでも「日報残業ゼロ作戦」としてCopilot活用を本格化しました。
実践！AI日報効率化のプロンプト事例紹介
「具体的にAIにどう指示すればいいの？」という疑問に答えます。
【ChatGPT用プロンプト例】
👉 要約作成 「以下は商談メモです。上司に提出する日報用に要約してください。顧客課題、提案内容、次回アクションを明確にまとめてください。」
👉 次回提案のアイデア出し 「以下の商談記録をもとに、次回提案時に検討すべき追加提案やアクションプランを3つ提案してください。」
【Copilot活用時の指示例】
・OneNoteで「日報の形式に要約して」 ・Teamsで「商談議事録として要約して」 ・Wordで「文章を整えて誤字脱字もチェックして」
プロンプトを活用すればAIの力を最大限活かせます。
まとめ：AIで日報効率化すれば本来業務に集中できる
AI活用により、日報作成で悩まされていた要約・文章表現・確認作業が大幅に短縮されます。
「次にどんな提案をするか」「顧客の課題をどう深掘りするか」に集中できるようになるのです。
AIは決して魔法のツールではありませんが、整理・構成・整文をサポートしてくれる頼もしい相棒です。
👉「クオリティは落とさず、でもラクしたい」
そんなあなたにこそ、AI日報効率化は強力な武器になります。ぜひ今日から試してみてください！
コメント