こんにちは、KenTeeです。
「営業日報が面倒くさい…」
「営業日報の書き方がよく分からない」
おそらく、営業初心者の方は誰もがこのような悩みを抱えていることでしょう。長時間残業の原因にもなりかねません。
実際、営業マンの営業日報はコツをつかめれば、短時間で情報の詰まった日報を書くことができます。
実際に、僕自身も皆さんと同じ悩みを抱えていました。しかし、コツを覚えその方法に徹することで残業時間を大幅に減らすことができました。
もし、あなたが「営業の日報業務を改善したい」と考えているなら、ぜひ、この記事を読んでほしいです。そうすれば、具体的な改善ポイントや時間短縮のコツが分かるはずです。
そして、あなたも短時間で結果を出せる営業マンになれるはずです。
営業日報（営業報告書）とは
営業日報とは「営業が1日に活動した内容を報告するための記録」です。上司を含めた社内で共有するために作成されます。
会社ごとに様々な呼び方があります。
・営業日誌
・営業活動報告書
・行動(訪問)履歴
呼び方は違っても、目的や記載報告内容は同じことが多いです。
また書き方も企業によって異なり、テキストベースで上司にメール報告する場合もあれば、エクセル等を使って共有しているパターンもあります。
最近は、SFA（Sales Force Automation）を活用して、営業活動を管理している企業も多いです。私の会社もSFAを利用しています。
営業日報（営業報告書）の目的
各企業が営業日報を導入している目的は以下です。
それは次の通り。
・上司への活動報告
・社内の担当者間の情報共有
・商談結果のリマインド
上司への活動報告
営業日報は、あなた自身の日々の成果報告のツールでもあります。
その報告先はあなたの上司です。
営業という仕事柄、担当者個人の活動が多くなりがちです。すべての取引先訪問に上司が同行できるわけではありません。
そうなると、上司は何らかの形で部下の成果を確認しなければなりません。
もちろん、電話やメールベースで報告することも可能ですが、営業日報はより詳しく効率的に報告しやすいです。
営業日報ならより詳しく報告ができ営業活動において次のアクションにつなげやすくなります。
ちゃんと部下が活動できているかな…？
なにか困っていることはないかな？
〇〇商事さんに本日訪問しました。
訪問目的は、見積相談です。
すこしコストに問題があるように感じました。
了解。
○○部門に相談してみて！
はい、分かりました。
次回、〇月〇日に再訪問します。
社内の担当者間の情報共有
営業日報は、営業同士の情報共有ツールでもあります。
企業にとって、社内での情報共有は非常に重要です。
市場で強い企業は、マーケテイングもさることながら、営業同士の情報共有が徹底されています。
具体的に、共有されるべき情報は以下。
・競合企業の製品情報
・お客様の組織人事情報
・自社製品へのクレーム、改善要望
営業日報を社内で共有化することで、営業担当者は効率的に情報収集できます。
商談結果のリマインド
活動的な営業マンほど、取引先との商談を複数抱えることになります。
そうなると、ついついタスクの漏れや商談内容の記憶が曖昧になったりすることがあります。
営業日報はあとで見返したときに、タスクの抜けに気づきやすくリマインドになります。
忙しい人ほど営業日報に助けられるってわけです。
【今日もまた残業…】営業日報はけっこう時間がかかる
ここまで、営業日報の目的やメリットを解説してきました。
しかし、ここで一つ問題があります。
営業日報を書くことは、営業マンにとって大きな負担となっている点です。
営業日報は、営業マン一人一人が業務時間内に手入力しているパターンが多いです。そして、業務分析をした結果、かなりの時間割合を占めているのが”営業日報”なのです。
いくら企業のためとはいえ、自分の時間を犠牲にしてインプットし続けるのもしんどいです。
だからこそ、コツを抑えて効率的に営業日報を書く必要があります。
営業日報を書くポイント
短い時間で効果的な営業日報を書くコツは以下です。
・簡潔で読みやすい文章を書く
・”次にどうするか”の観点を忘れずに
・細かい誤字・脱字は気にしない
上記の通り。
これらを理解すれば、あなたの営業日報は徐々に変化していきます。
以下で詳しく解説していきます。
簡潔で読みやすい文章を書く
以下の文章、どちらが読みやすいか比べてみてください。
パターン①
今日の営業活動について報告します。まず、午前中に新規顧客へのアプローチを行いましたが、なかなか難しく、結果として大きな成果は得られませんでした。その後、昼過ぎには既存の顧客を訪問し、製品のアフターフォローを行いました。こちらは比較的好評で、追加注文の可能性も見えてきました。また、営業ルートを見直し、移動時間の短縮を図ることができたため、効率的に時間を使うことができました。しかし、全体としては目標には届かない一日で、反省点も多くあります。特に、新規顧客へのアプローチ方法については、もっと戦略的に考える必要があると感じました。
パターン②
1. 新規顧客へ訪問したが成果は得られず。
2. 既存顧客を訪問し、製品のアフターフォローを行い、追加注文の可能性が見えた。
3. 営業ルートを見直し、移動短縮に成功。
4. 新規顧客へのアプローチ方法を見直し、より戦略的なアプローチが必要と感じる。
10人いれば10人が、パターン②を選ぶはずです。
デキる営業マンほど、簡潔で読みやすい文章を心掛けています。
とはいえ、一定の訓練が必要になりますので徐々に上達を目指すことが大切です。
また、簡潔な文章を書くことで、あなた自身の頭も整理され、営業日報をダラダラと書く時間も削減できます。
”次にどうするか”の視点を忘れずに記載する
繰り返しですが、営業日報の目的は以下です。
「次にどうするのか」を必ず報告
そのために、営業日報に盛り込んでいただきたいのは、営業日報には振り返りや、今後の改善へ向けた展望などの視点です。
細かい誤字・脱字は気にしない
個人的な経験によるものですが、営業日報に”美しさ”を求めると時間がかかります。
細かい言い回しや誤字脱字などを修正するだけで、余分な時間がかかります。
意外かもしれませんが、営業日報は多少の誤字・脱字はOKです。
なぜなら、営業日報はあくまで社内報告用だからです。
「上司に報告するものだから…」と思う方もいるかもしれませんが、ぶっちゃけ上司はそこまで気にしていません。
時間をかけるのは無駄です。
まとめ
以下まとめです。
- 営業日報は企業にとって重要なツール
- 営業日報の時間は大幅に削減できる
- デキる営業マンの日報は簡潔で短い
- 営業日報は社内向け、意味が伝わればOK
- 多少の誤字脱字は許される
- コツコツ実践することで上達できる。
今回は営業日報の書き方について解説してきました。
個人的にオススメは以下。
スキマ時間にデキる営業マンの日報を読んでみる
これをすると、営業日報の効率的な書き方が理解できます。
あとは、その書き方を日々実践あるコツコツと書き続けることです。
継続することで、あなたの営業日報は短い時間で効率的な成果を生めるものに変わります。
今回は以上です。
ここまで読んでいただきありがとうございました。
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